يعد تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أمرًا محوريًا لتعزيز الإنتاجية وضمان وجود صندوق بريد خالٍ من الفوضى، والذي بدوره يسهل تحديد الموقع السريع للرسائل المهمة ويعزز مستويات الكفاءة 7 . تتضمن هذه العملية فرز رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها وتصنيفها بشكل فعال لزيادة إنتاجية مكان العمل إلى الحد الأقصى وتقليل الضغط المرتبط بالحمل الزائد للبريد الإلكتروني 7 .
يمكن أن يؤدي استخدام أدوات مثل Gmail وOutlook وFront، التي توفر ميزات متنوعة لإدارة البريد الإلكتروني، إلى تحسين تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بشكل كبير. توفر هذه المنصات حلولاً تلبي احتياجات تنظيم بريد إلكتروني مجاني للأعمال باستخدام النطاق والبريد الإلكتروني للأعمال على Google، من بين أمور أخرى، مما يجعلها ضرورية للشركات التي تهدف إلى تبسيط ممارسات إدارة البريد الإلكتروني الخاصة بها 9 .
تحديد أوقات محددة لإدارة البريد الإلكتروني
جدولة أوقات محددة لفحص البريد الإلكتروني
1. حدد أوقاتًا ثابتة لمراجعة البريد الإلكتروني
لتعزيز التركيز والإنتاجية، حدد أوقاتًا محددة خلال اليوم لفحص رسائل البريد الإلكتروني. تساعد هذه الممارسة في تحديد أولويات الرسائل بناءً على أهميتها وإلحاحها 5 4 2 1 .
2. الحد من عمليات التحقق من البريد الإلكتروني
إن تقليل عمليات التحقق من البريد الإلكتروني إلى ثلاث مرات فقط يوميًا يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير وتقليل مستويات التوتر. تضمن هذه الطريقة قضاء المزيد من الوقت في مهام ذات معنى بدلاً من المراقبة المستمرة للبريد الإلكتروني 10 .
3. التوقيت الأمثل لإدارة البريد الإلكتروني
حدد فترة 30 دقيقة عند الساعة 2 ظهرًا لفحص رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون هذا التوقيت فعالًا بشكل خاص لأنه يتماشى مع انخفاض الطاقة الطبيعي بعد الغداء، مما يوفر استراحة منظمة يمكن أن تساعد في استعادة التركيز 11 .
4. عمليات التحقق كل ساعة مقابل كل 37 دقيقة يمكن
أن يؤدي ضبط تكرار فحص بريدك الإلكتروني من كل 37 دقيقة إلى كل ساعة إلى تقليل عدد عمليات التحقق بمقدار ستة عمليات فحص يوميًا، وبالتالي توفير الوقت وتقليل عوامل التشتيت 12 .
5. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات
لتجنب الانقطاعات المستمرة، قم بإيقاف تشغيل الإشعارات في الوقت الفعلي وبدلاً من ذلك تحقق من رسائل البريد الإلكتروني فقط خلال الأوقات المجدولة. ويساعد هذا النهج في الحفاظ على التركيز على المهام الحالية 12 .
6. المساءلة في إدارة البريد الإلكتروني
من خلال تحديد وقت محدد لإدارة رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك محاسبة نفسك والبقاء منظمًا. يساعد هذا الجدول الزمني في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة دون أن تصبح مزعجة 13 .
7. تنفيذ سباقات البريد الإلكتروني
ابدأ يومك بسباق سريع للبريد الإلكتروني لمدة 20-25 دقيقة لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني الأكثر تعقيدًا. يسمح هذا الوقت المركز باتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة في وقت مبكر من اليوم 14 .
8. الالتزام بالأوقات المجدولة
إن فحص رسائل البريد الإلكتروني باستمرار في الأوقات المحددة مسبقًا يمكن أن يبسط سير عملك ويقلل الرغبة في مراقبة صندوق الوارد الخاص بك باستمرار 8 .
استخدم التصنيفات والمجلدات للتنظيم
إنشاء وإدارة التسميات في Gmail
1. إنشاء تصنيف جديد:
لإنشاء تصنيف في Gmail، قم بالدخول إلى Gmail على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم قم بالتمرير لأسفل على الجانب الأيسر، وانقر فوق "المزيد"، ثم حدد "إنشاء تصنيف جديد" 15 .
2. إضافة تصنيف إلى بريد إلكتروني:
لإضافة تصنيف إلى بريد إلكتروني، افتح Gmail، وحدد الرسالة، وانقر على "التصنيفات" في الجزء العلوي، ثم حدد تصنيفًا موجودًا أو أنشئ تصنيفًا جديدًا 15 .
3. نقل الرسائل بين التصنيفات:
لنقل بريد إلكتروني إلى تصنيف مختلف، حدد الرسالة، وانقر فوق "التسميات"، وقم بإلغاء تحديد التصنيف الحالي، وحدد تصنيفًا جديدًا، ثم انقر فوق "تطبيق" 15 .
4. تحرير التصنيفات أو حذفها:
يمكن تعديل التصنيفات أو إزالتها عن طريق المرور فوق اسم التصنيف، والنقر على "المزيد"، واختيار "تحرير التصنيف" أو "إزالة التصنيف" 15 .
5. تسميات الترميز اللوني:
لتسهيل التعرف عليها، يمكن ترميز التسميات بالألوان ضمن إعدادات Gmail 16 .
6. رؤية التسميات:
يمكنك اختيار إظهار أو إخفاء التسميات في قائمة Gmail لتبسيط الواجهة 15 .
استخدام المجلدات والأتمتة
1. استخدام المجلدات والعلامات:
استخدم المجلدات أو التصنيفات أو العلامات لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة بشكل قاطع، مما يعزز كفاءة الاسترجاع 8 .
2. أيقونات الأولوية والأتمتة:
قم بتنفيذ أيقونات الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني المهمة وإعداد القواعد أو عمليات التشغيل الآلي لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، مما يوفر الوقت والحفاظ على التركيز 8 .
3. طريقة المجلدات الخمسة:
قم بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني في خمسة مجلدات: البريد الوارد، واليوم، وهذا الأسبوع، وهذا الشهر، ومعلوماتك، لتحديد أولويات تدفق المعلومات وإدارته 8 .
4. استراتيجية مجلد الانتظار:
انقل رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب متابعة أو التي تنتظر الإجراء إلى مجلد "انتظار" لتتبع المهام الجارية 8 .
إدارة الملصقات المتقدمة مع Gmelius
1. تعاون الفريق مع Gmelius : يسمح
Gmelius بمشاركة التسميات مع أعضاء الفريق، مما يعزز الشفافية والمسؤولية الجماعية في إدارة البريد الإلكتروني 17 .
2. أتمتة التسميات باستخدام المرشحات:
قم بتعيين المرشحات لإضافة التسميات تلقائيًا إلى رسائل البريد الإلكتروني الواردة، مما يسهل الفرز والتصنيف الفوري 17 .
3. الإصدار التجريبي المجاني من Gmelius :
استكشف ميزات Gmelius من خلال إصدار تجريبي مجاني مدته 7 أيام، مما يتيح لك اختبار قدراته في الوقت الفعلي دون أي التزام مسبق 17 .
من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكنك تحسين تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل كبير، مما يجعل صندوق الوارد الخاص بك أداة للإنتاجية بدلاً من أن يكون مصدرًا للتوتر.
قم بتنفيذ قاعدة الدقيقتين للإجراءات الفورية
فهم قاعدة الدقيقتين
تعد قاعدة النانو ثانية، التي تصورها ديفيد ألين في كتابه "إنجاز التأثيرات"، أداة مهمة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بكفاءة 18. تعمل هذه القاعدة على تبسيط عملية اتخاذ القرار بشأن ما إذا كان سيتم الرد على إرسالية غير متوقعة أو تأجيلها. إذن إليك كيفية تطبيق هذه القاعدة بفعالية:
1. التقييم الأولي: قم بمسح كل بريد إلكتروني بسرعة لتحديد ما إذا كان يتطلب ردًا. إذا كان من الممكن إكمال الرد في أقل من دقيقتين، تعامل معه على الفور 18 19 .
2. الإجراء الفوري: بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي يمكن الرد عليها بسرعة (على سبيل المثال، التأكيدات والإجابات القصيرة)، اتخذ الإجراء على الفور. وهذا يمنع تراكم هذه المهام ويساعد في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا 19 .
3. تأجيل المهام المعقدة: إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تتطلب أكثر من دقيقتين، ضع علامة عليها للمتابعة. يتيح لك هذا التركيز على المهام الأكثر تطلبًا دون فقدان مسار ما يجب معالجته لاحقًا 18 .
4. استخدام الأدوات : قم بتنفيذ أدوات وقوالب إدارة البريد الإلكتروني لتسريع وقت الاستجابة للاستفسارات المتكررة أو أنواع البريد الإلكتروني الشائعة 5 4 2 1 .
5. تحديد أولويات المهام: استخدم قاعدة الدقيقتين لتحديد أولويات المهام، مما يضمن إكمال المهام السريعة على الفور، الأمر الذي يمكن أن يعزز الإنتاجية الإجمالية بشكل كبير 21 .
6. إدارة العبء الذهني: من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني البسيطة بسرعة، يمكنك تقليل العبء العقلي الناتج عن فائض البريد الوارد، مما يمكن أن يعزز التركيز على المشاريع الأكثر أهمية 20 .
7. وضع الحدود: إذا كانت المهمة قابلة للتنفيذ ومهمة ولكنها تتطلب جهدًا أكبر، فحدد وقتًا محددًا للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هذه، وبالتالي تجنب التبديل الفوري للسياق 22 .
من خلال دمج قاعدة الدقيقتين في روتينك اليومي لإدارة البريد الإلكتروني، فإنك لا تبقي صندوق الوارد الخاص بك تحت السيطرة فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين إنتاجيتك من خلال التركيز على المهام التي تتطلب المزيد من الاهتمام والوقت.
إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية
صيانة البريد الوارد العادية
1. قم بتنظيف صندوق الوارد الخاص بك بانتظام: اجعل من تنظيف صندوق الوارد الخاص بك بانتظام لتجنب تراكم رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. قم بإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية التي لم تعد تخدم اهتماماتك أو تحتاج إليها 6 5 4 3 2 1 .
2. تدرب على النظافة الرقمية: حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا عن طريق حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة بانتظام وإلغاء الاشتراك في قوائم البريد الإلكتروني التي تسبب فوضى في صندوق الوارد الخاص بك 5 1 .
استخدام أدوات إلغاء الاشتراك
1. استخدم أدوات إلغاء الاشتراك: يمكن أن تكون أدوات مثل Unroll.me فعالة جدًا في إدارة حجم بريدك الإلكتروني عن طريق تجميع الرسائل الأقل أهمية معًا. وهذا يسمح بإدارة كميات كبيرة أسهل 14 .
2. إلغاء الاشتراك يدويًا: بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها، قم بالتمرير إلى التذييل وابحث عن رابط "إلغاء الاشتراك". يؤدي النقر فوق هذا الارتباط إلى إزالتك من قائمة توزيع المرسل 23 .
3. تحقق قبل إلغاء الاشتراك: قبل الضغط على "إلغاء الاشتراك"، قم بتمرير مؤشر الماوس فوق عنوان المرسل للتحقق من صحته. إذا بدا الأمر مريبًا، فمن الآمن توجيه البريد الإلكتروني إلى مجلد البريد العشوائي لديك 24 .
التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني العشوائية والتصيد الاحتيالي
1. تحديد البريد العشوائي أو التصيد الاحتيالي: إذا كنت تشك في أن رسالة البريد الإلكتروني قد تكون بريدًا عشوائيًا أو محاولة تصيد احتيالي، فتجنب النقر فوق أي روابط أو تنزيل المرفقات. بدلاً من ذلك، قم بتوجيه رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى مجلد البريد العشوائي 24 .
2. إلغاء الاشتراك الفعال: يمكن أن يؤدي إلغاء الاشتراك من قائمة المرسلين الشرعيين إلى تقليل حجم البريد الإلكتروني وإرسال إشارة إلى المرسل بأن العنوان لم يعد نشطًا أو صالحًا. ومع ذلك، كن حذرًا لأن بعض رسائل البريد الإلكتروني العشوائية قد تستخدم روابط إلغاء الاشتراك المزيفة 24 .
3. بريد إلكتروني منفصل للاشتراكات: لتقليل البريد العشوائي، فكر في استخدام عنوان بريد إلكتروني منفصل للاشتراكات والحسابات عبر الإنترنت. وهذا يبقي حسابك الأساسي نظيفًا وأكثر قابلية للإدارة 24 .
إدارة البريد الإلكتروني المتقدمة
1. إدارة البريد العشوائي في Yahoo: يستفيد مستخدمو Yahoo Mail من قدرته على تصفية رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من مصادر البريد العشوائي التي تم تحديدها مسبقًا، مما يعزز إدارة البريد الوارد 24 .
2. التنظيف المنتظم للقائمة: اجعل إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية غير المرغوب فيها أمرًا روتينيًا وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الضرورية في مجلدات أو تسميات مناسبة للحفاظ على بريدك الإلكتروني الأساسي مبسطًا ومنظمًا 8 24 .
خاتمة
من خلال تنفيذ الأساليب الإستراتيجية لتنظيم البريد الإلكتروني، مثل جدولة فحص البريد الإلكتروني، واستخدام التصنيفات والمجلدات، ودمج قاعدة الدقيقتين، وإلغاء الاشتراك في الاتصالات غير الضرورية بجدية، يتم منح الأفراد الفرصة لتحويل صناديق البريد الوارد الخاصة بهم إلى أدوات فعالة تعزز الإنتاجية وليس مصادر التوتر. تستفيد هذه المنهجيات، المدعومة بأدوات مثل Gmail وOutlook وFront، من التكنولوجيا ليس فقط لتبسيط إدارة البريد الإلكتروني ولكن أيضًا لتعزيز كفاءة العمل بشكل عام والوضوح العقلي في بيئة احترافية. لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بشكل فعال، لأنها تساهم بشكل مباشر في خلق بيئة رقمية أكثر تنظيماً وأقل ازدحاماً وتؤدي إلى مستويات أعلى من التركيز والإنتاجية.
وإدراكًا للآثار الأوسع لهذه الممارسات، فمن الواضح أن إتقان تنظيم البريد الإلكتروني يمتد إلى ما هو أبعد من مجرد إدارة البريد الوارد، وتشكيل عقلية موجهة نحو الكفاءة والتعامل الاستباقي مع المهام اليومية. ومثل هذه المهارات لا غنى عنها في مكان العمل الرقمي الحديث، حيث يمكن للقدرة على التنقل بسرعة، وتحديد الأولويات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني أن تؤثر بشكل كبير على نجاح الفرد ورفاهيته المهنية. مع استمرار الشركات والأفراد في البحث عن طرق لتحسين الإنتاجية وتقليل الحمل الرقمي الزائد، فإن المبادئ الموضحة هنا تعمل كدليل شامل. ولذلك، يتم تشجيع القراء على دمج هذه الاستراتيجيات في سير عملهم، وتحسين تقنيات إدارة البريد الإلكتروني باستمرار، واستكشاف المزيد من الأبحاث أو الأدوات التي يمكن أن تساعد في الحفاظ على المستوى الأمثل من الإنتاجية.
مراجع
[1] - https://missiveapp.com/blog/email-management-best-practices
[2] - https://zapier.com/blog/outlook-tips-and-tricks/
[3] - https:/ /lockrmail.com/6-email-organization-tips-to-amp-up-productivity/
[4] - https://www.mailbutler.io/blog/email/email-productivity-tips/
[5] - https //www.wisestamp.com/blog/email-management/
[6] - https://blog.hubspot.com/marketing/inbox-organization-tools
[7] - https://www.indeed.com/ career-advice/career-development/email-organization
[8] - https://front.com/guides/manage-work-email
[9] - https://www.washingtonpost.com/technology/2022/07/ 21/how-to-manage-work-emails/
[10] - https://medium.com/@andy.liu.ad21/how-to-check-your-work-email-only-3-times-a -day-b95 6a4a099fd
[11] - https://thelbdgroup.com.au/the-best-time-of-day-to-check-email/
[12] - https://hbr.org/2019/01 /how-to-spend-way-less-time-on-email-every-day
[13] - https://www.topresume.com/career-advice/when-you-should-and-shouldnt-check- بريدك الإلكتروني
[14] - https://hbr.org/2016/03/actually-you-should-check-email-first-thing-in-the-morning
[15] - https://support.google. com/mail/answer/118708?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop
[16] - https://www.youtube.com/watch?v=3P6GKMpGSFg
[17] - https://www.youtube.com/ v=88l0_Lz7OZQ
[18] - https://www.thinkingdirections.com/tame-email-with-the-2-
دقيقة-rule/ [19] - https://toniakendrick.com/2-دقيقة-rule /
[20] - https://www.usemotion.com/blog/2-
دقيقة-rule [21] - https://www.mytimemanagement.com/the-two- دقيقة-rule-for-
email.html [ 22] - https://todoist.com/inspiration/two-
دقيقة-rule [23] - https://www.reddit.com/r/techsupport/comments/pneqek/keep_my_getting_spam_emails_but_cant_unsubscribe/
[24] - https:// www.quora.com/Does-the-unsubscribe-option-in-junk-email-really-work-and-helpful-to-get-off-the-list-or-is-it-fake
[25] - https //www.themuse.com/advice/i-check-email-all-day-every-day-and-im-more-productive-because-of-it
