Avez-vous déjà ouvert votre boîte de réception pour trouver des centaines d'e-mails non lus ? C'est écrasant, non ? Dans cet article, je vais vous aider à transformer votre cauchemar de courrier électronique en un rêve.
Nous allons passer en revue des tactiques infaillibles pour organiser vos e-mails professionnels qui ont considérablement amélioré ma productivité quotidienne. Entrez dans un monde plus organisé avec moi. Préparez-vous à voir votre boîte de réception (et votre journée) sous un tout nouveau jour !
L'organisation des e-mails professionnels est essentielle pour améliorer la productivité et garantir une boîte de réception sans encombrement, ce qui, à son tour, facilite la localisation rapide des messages importants et augmente les niveaux d'efficacité 7 . Ce processus implique de trier, hiérarchiser et catégoriser efficacement les e-mails afin de maximiser la productivité sur le lieu de travail et de réduire le stress associé à la surcharge d'e-mails 7 .
L'utilisation d'outils tels que Gmail, Outlook et Front, qui offrent diverses fonctionnalités de gestion des e-mails, peut améliorer considérablement l'organisation des e-mails professionnels. Ces plates-formes fournissent des solutions permettant d'organiser gratuitement la messagerie professionnelle avec le domaine et la messagerie professionnelle Google, entre autres, ce qui les rend essentielles pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs pratiques de gestion de messagerie 9 .
Définir des heures spécifiques pour la gestion des e-mails
Planifiez des heures spécifiques pour les vérifications des e-mails
1. Désignez des heures fixes pour la révision des e-mails
Pour améliorer la concentration et la productivité, établissez des heures spécifiques dans la journée pour consulter les e-mails. Cette pratique aide à hiérarchiser les messages en fonction de leur importance et de leur urgence 5 4 2 1 .
2. Limiter les vérifications des e-mails
Réduire les vérifications des e-mails à seulement trois fois par jour peut augmenter considérablement la productivité et réduire les niveaux de stress. Cette méthode garantit que vous consacrez plus de temps à des tâches significatives plutôt qu'à une surveillance constante des e-mails 10 .
3. Moment optimal pour la gestion des e-mails
Prévoyez un créneau de 30 minutes à 14 heures pour vérifier les e-mails. Ce timing peut être particulièrement efficace car il s'aligne sur la baisse d'énergie naturelle après le déjeuner, offrant une pause structurée qui peut aider à retrouver sa concentration 11 .
4. Vérifications horaires ou toutes les 37 minutes
Ajuster la fréquence de vérification de vos e-mails de toutes les 37 minutes à toutes les heures peut réduire le nombre de vérifications de six par jour, économisant ainsi du temps et minimisant les distractions 12 .
5. Désactivez les notifications
Pour éviter les interruptions constantes, désactivez les notifications en temps réel et consultez vos e-mails uniquement aux heures programmées. Cette approche aide à maintenir la concentration sur les tâches actuelles 12 .
6. Responsabilité dans la gestion des e-mails
En définissant une heure spécifique pour gérer les e-mails, vous pouvez vous tenir responsable et rester organisé. Ce calendrier facilite le traitement efficace des courriers électroniques sans qu'ils ne deviennent une perturbation 13 .
7. Mettre en œuvre des sprints d'e-mails
Commencez votre journée par un sprint d'e-mails de 20 à 25 minutes pour aborder les e-mails les plus complexes. Ce temps ciblé permet de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées en début de journée 14 .
8. Respect des horaires programmés
Vérifier systématiquement vos e-mails à des heures prédéterminées peut rationaliser votre flux de travail et réduire l'envie de surveiller constamment votre boîte de réception 8 .
Utiliser des étiquettes et des dossiers pour l'organisation
Création et gestion d'étiquettes dans Gmail
1. Création d'une nouvelle étiquette :
Pour créer une étiquette dans Gmail, accédez à Gmail sur votre ordinateur, faites défiler vers le bas sur le côté gauche, cliquez sur « Plus », puis sélectionnez « Créer une nouvelle étiquette » 15 .
2. Ajout d'une étiquette à un e-mail :
pour ajouter une étiquette à un e-mail, ouvrez Gmail, sélectionnez le message, cliquez sur "Étiquettes" en haut, puis sélectionnez une étiquette existante ou créez-en une nouvelle 15 .
3. Déplacement des messages entre les étiquettes :
Pour déplacer un e-mail vers une autre étiquette, sélectionnez le message, cliquez sur « Étiquettes », décochez l'étiquette actuelle, sélectionnez une nouvelle étiquette et cliquez sur « Appliquer » 15 .
4. Modification ou suppression d'étiquettes :
les étiquettes peuvent être modifiées ou supprimées en survolant le nom de l'étiquette, en cliquant sur "Plus" et en sélectionnant "Modifier l'étiquette" ou "Supprimer l'étiquette" 15 .
5. Étiquettes à code couleur :
pour une identification plus facile, les étiquettes peuvent être codées par couleur dans les paramètres Gmail 16 .
6. Visibilité des étiquettes :
Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les étiquettes dans le menu Gmail pour rationaliser votre interface 15 .
Utilisation des dossiers et de l'automatisation
1. Utilisation de dossiers et de balises :
utilisez des dossiers, des étiquettes ou des balises pour organiser par catégorie les e-mails entrants, améliorant ainsi l'efficacité de la récupération 8 .
2. Icônes de priorité et automatisation :
implémentez des icônes de priorité pour les e-mails cruciaux et configurez des règles ou des automatisations pour trier automatiquement les e-mails, gagner du temps et rester concentré 8 .
3. La méthode des 5 dossiers :
organisez les e-mails dans cinq dossiers : Boîte de réception, Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois-ci et Pour information, pour hiérarchiser et gérer le flux d'informations 8 .
4. Stratégie de dossier d'attente :
déplacez les e-mails nécessitant un suivi ou en attente d'une action dans un dossier « En attente » pour suivre les tâches en cours 8 .
Gestion avancée des étiquettes avec Gmelius
1. Collaboration en équipe avec Gmelius :
Gmelius permet le partage d'étiquettes avec les membres de l'équipe, favorisant la transparence et la responsabilité collective dans la gestion des e-mails 17 .
2. Automatisation des étiquettes avec des filtres :
définissez des filtres pour ajouter automatiquement des étiquettes aux e-mails entrants, facilitant ainsi le tri et la catégorisation immédiats 17 .
3. Essai gratuit
de Gmelius : explorez les fonctionnalités de Gmelius avec un essai gratuit de 7 jours, vous permettant de tester ses capacités en temps réel sans aucun engagement initial 17 .
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez améliorer considérablement votre organisation de messagerie, faisant de votre boîte de réception un outil de productivité plutôt qu'une source de stress.
Mettez en œuvre la règle des deux minutes pour des actions immédiates
Comprendre la règle des deux minutes
La règle des deux nanosecondes, conceptualisée par David Allen dans son livre « Getting Effects Done », est un outil important pour gérer efficacement les courriers électroniques professionnels18. Cette règle simplifie la prise de décision quant à savoir s'il faut répondre à une dépêche incontinente ou la reporter. Voici ensuite comment appliquer efficacement cette règle :
1. Évaluation initiale : analysez rapidement chaque e-mail pour déterminer s'il nécessite une réponse. Si la réponse peut être complétée en moins de deux minutes, traitez-la immédiatement 18 19 .
2. Action immédiate : pour les e-mails auxquels il est possible de répondre rapidement (par exemple, confirmations, réponses courtes), agissez immédiatement. Cela évite que ces tâches ne s'accumulent et permet de garder votre boîte de réception claire 19 .
3. Différez les tâches complexes : si un e-mail nécessite plus de deux minutes, signalez-le pour un suivi. Cela vous permet de vous concentrer sur des tâches plus exigeantes sans perdre de vue ce qui devra être abordé plus tard 18 .
4. Utilisation des outils : Mettre en œuvre des outils et des modèles de gestion des e-mails pour accélérer le temps de réponse aux demandes fréquentes ou aux types d'e-mails courants 5 4 2 1 .
5. Priorisation des tâches : utilisez la règle des deux minutes pour hiérarchiser les tâches, en garantissant que les tâches rapides sont terminées rapidement, ce qui peut augmenter considérablement la productivité globale 21 .
6. Gérer la charge mentale : en traitant rapidement des e-mails plus simples, vous réduisez la charge mentale d'une boîte de réception débordante, ce qui peut permettre de mieux vous concentrer sur des projets plus importants 20 .
7. Fixer des limites : si la tâche est réalisable et importante mais nécessite des efforts plus importants, planifiez une heure précise pour traiter ces e-mails, évitant ainsi un changement de contexte immédiat 22 .
En intégrant la règle des deux minutes dans votre routine quotidienne de gestion des e-mails, vous gardez non seulement votre boîte de réception sous contrôle, mais vous améliorez également votre productivité en vous concentrant sur les tâches qui nécessitent plus d'attention et de temps.
Se désabonner des e-mails inutiles
Maintenance régulière de la boîte de réception
1. Nettoyez régulièrement votre boîte de réception : prenez l'habitude de nettoyer régulièrement votre boîte de réception pour éviter l'accumulation d'e-mails indésirables. Désabonnez-vous des newsletters et des e-mails promotionnels qui ne répondent plus à vos intérêts ou à vos besoins 6 5 4 3 2 1 .
2. Pratiquez l'hygiène numérique : gardez votre boîte de réception propre en supprimant régulièrement les anciens e-mails et en vous désabonnant des listes de diffusion qui encombrent votre boîte de réception 5 1 .
Utiliser les outils de désabonnement
1. Utilisez les outils de désabonnement : des outils comme Unroll.me peuvent être très efficaces pour gérer votre volume de courrier électronique en regroupant les messages moins importants. Cela permet une gestion plus facile du volume 14 .
2. Désabonnement manuel : pour les e-mails indésirables, faites défiler jusqu'au pied de page et recherchez le lien « désabonnement ». En cliquant sur ce lien, vous devriez être retiré de la liste de distribution de l'expéditeur 23 .
3. Vérifiez avant de vous désinscrire : avant de cliquer sur « se désinscrire », passez votre souris sur l'adresse de l'expéditeur pour vérifier son authenticité. Si cela semble suspect, il est plus sûr de diriger l'e-mail vers votre dossier spam 24 .
Gestion des spams et des e-mails de phishing
1. Identifiez le spam ou le phishing : si vous pensez qu'un e-mail pourrait être du spam ou une tentative de phishing, évitez de cliquer sur des liens ou de télécharger des pièces jointes. Dirigez plutôt ces e-mails vers le dossier spam 24 .
2. Désabonnement efficace : le désabonnement d'une liste d'expéditeurs légitimes peut réduire le volume d'e-mails et signaler à l'expéditeur que l'adresse n'est plus active ou valide. Soyez toutefois prudent, car certains spams peuvent utiliser de faux liens de désabonnement 24 .
3. Adresse e-mail distincte pour les abonnements : pour réduire le spam, envisagez d'utiliser une adresse e-mail distincte pour les abonnements et les comptes en ligne. Cela permet de garder votre compte principal plus propre et plus gérable 24 .
Gestion avancée des e-mails
1. Gestion du spam de Yahoo : les utilisateurs de Yahoo Mail bénéficient de sa capacité à filtrer automatiquement les e-mails provenant de sources de spam précédemment marquées, améliorant ainsi la gestion de la boîte de réception 24 .
2. Nettoyage régulier des listes : prenez l'habitude de vous désabonner des listes de diffusion indésirables et de classer les e-mails nécessaires dans des dossiers ou des étiquettes appropriés pour que votre e-mail principal reste rationalisé et organisé 8 24 .
Conclusion
Grâce à la mise en œuvre d'approches stratégiques de l'organisation de la messagerie électronique, telles que la planification des vérifications des e-mails, l'utilisation d'étiquettes et de dossiers, l'intégration de la règle des deux minutes et le désabonnement minutieux des communications inutiles, les individus ont la possibilité de transformer leurs boîtes de réception en outils efficaces qui renforcent la productivité. plutôt que des sources de stress. Ces méthodologies, prises en charge par des outils tels que Gmail, Outlook et Front, exploitent la technologie non seulement pour simplifier la gestion des e-mails, mais également pour améliorer l'efficacité globale du travail et la clarté mentale dans un cadre professionnel. L’importance d’une gestion efficace des e-mails professionnels ne peut être surestimée, car elle contribue directement à un environnement numérique plus organisé et moins encombré, propice à des niveaux de concentration et de productivité plus élevés.
Compte tenu des implications plus larges de ces pratiques, il est évident que la maîtrise de l'organisation du courrier électronique va au-delà de la simple gestion de la boîte de réception, façonnant un état d'esprit orienté vers l'efficacité et la gestion proactive des tâches quotidiennes. De telles compétences sont indispensables dans le lieu de travail numérique moderne, où la capacité de naviguer, de prioriser et de répondre rapidement aux e-mails peut affecter considérablement la réussite professionnelle et le bien-être d'une personne. Alors que les entreprises et les particuliers continuent de rechercher des méthodes pour améliorer la productivité et réduire la surcharge numérique, les principes énoncés ici servent de guide complet. Par conséquent, les lecteurs sont encouragés à intégrer ces stratégies dans leurs flux de travail, à affiner continuellement leurs techniques de gestion des e-mails et à explorer d'autres recherches ou outils qui peuvent aider à maintenir un niveau optimal de productivité.
Les références
[1] - https://missiveapp.com/blog/email-management-best-practices
[2] - https://zapier.com/blog/outlook-tips-and-tricks/
[3] - https:/ /lockrmail.com/6-email-organization-tips-to-amp-up-productivity/
[4] - https://www.mailbutler.io/blog/email/email-productivity-tips/
[5] - https ://www.wisestamp.com/blog/email-management/
[6] - https://blog.hubspot.com/marketing/inbox-organization-tools
[7] - https://www.indeed.com/ carrière-advice/career-development/email-organization
[8] - https://front.com/guides/manage-work-email
[9] - https://www.washingtonpost.com/technology/2022/07/ 21/comment-manage-work-emails/
[10] - https://medium.com/@andy.liu.ad21/how-to-check-your-work-email-only-3-times-a -day-b95 6a4a099fd
[11] - https://thelbdgroup.com.au/the-best-time-of-day-to-check-email/
[12] - https://hbr.org/2019/01 /comment-passer-beaucoup-moins-de-temps-sur-e-mail-tous les jours
[13] - https://www.topresume.com/career-advice/when-you-should-and-shouldnt-check- votre e-mail
[14] - https://hbr.org/2016/03/actually-you-should-check-email-first-thing-in-the-morning
[15] - https://support.google. com/mail/answer/118708?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop
[16] - https://www.youtube.com/watch?v=3P6GKMpGSFg
[17] - https://www.youtube.com/ watch?v=88l0_Lz7OZQ
[18] - https://www.thinkingdirections.com/tame-email-with-the-2-minute-rule/
[19] - https://toniakendrick.com/2-minute-rule /
[20] - https://www.usemotion.com/blog/2-minute-rule
[21] - https://www.mytimemanagement.com/the-two-minute-rule-for-email.html
[ 22] - https://todoist.com/inspiration/two-minute-rule
[23] - https://www.reddit.com/r/techsupport/comments/pneqek/keep_my_getting_spam_emails_but_cant_unsubscribe/
[24] - https:// www.quora.com/Does-the-unsubscribe-option-in-junk-email-really-work-and-helpful-to-get-off-the-list-or-is-it-fake
[25] - https http://www.themuse.com/advice/i-check-email-all-day-every-day-and-im-more-productive-because-of-it
